Projektmanagement
Projektmanagement
PM1/ Themen
• Was ist ein Projekt?
Projektmanagement-Tools (Hilfsmittel)
Projekthandbuch (PH)
Projektmanagement-Leitfaden (PML)
Arbeitsbuch (Internet)
MS Project (Projektplanung)
MS Office (Projektadministration)
PM-Vorlagen (Checklisten, Dokumente)
Projektablagen (Server, Büro-Ordner, Hängeregister)
Der Begriff „Projekt“
“Projekt” ist die Bezeichnung für einmalige Aufträge und Vorhaben ausserhalb der Linienorganisationen
“Projekt” ist ein Auftrag/Vorhaben, um bestimmte Ziele zur Lösung einer Problemstellung zu erreichen.
Jedes Projekt weist immer bestimmte Merkmale auf
Merkmale von Projekten
neu und einmalig
zeitlich und finanziell begrenzt
abgegrenztes Sachgebiet
komplex und risikoreich
mehrere Aktivitäten und mehrere involvierte Stellen
es ist ein im Voraus definiertes Ziel zu erreichen
Projektarten
Einmalprojekte
Routineprojekte
Komplexe Standardprojekte
Pilotprojekte
Innovationsprojekte
Ideelle Projekte
Projekttypen
Kundenprojekte
Betriebsprojekte
Informatikprojekte
Organisationsprojekte
Forschungs- und Entwicklungsprojekte
Bauprojekte
Die Eckpfeiler eines Projektes
Funktionalität
Die Spezifikation (Analyse) definiert den Leistungsumfang
Kosten
Das Budget definiert die Ausgaben
Zeit
Die Terminplanung garantiert die Projektabnahme
Die kritischen Erfolgsfaktoren
Die Projektorganisation
Die Vorgehensweise
Die Zielsetzung
Der Auftraggeber
Der Projektleiter
Das Projektteam und die Ressourcen
Projektkultur (I)
•
der Projektleiter auftritt und das Projekt führt
die Projektmitglieder miteinander umgehen
im Projektteam kommuniziert wird
die Aufgaben erledigt werden
die Beteiligten das Projekt gegen Aussen vertreten
Projektkultur (II)
• Grundlagen für eine gute Projektkultur sind…
gepflegte Umgangsformen und ein respektvoller Ton
optimistische Haltung und speditive Arbeitsweise
ein ordentliches Arbeitsumfeld
Freundlichkeit und Rücksichtnahme
eine hohe Leistungserwartung an alle Beteiligten
Aufgaben
Abgrenzen von Aufgaben- und Problemstellungen
Zielvereinbarungen und Definition der Vorgehensweise
Aufwandschätzungen
Planung und Einsatz von Ressourcen
Umsetzen der Qualitätsanforderungen
Überwachung und Steuerung der Projektabläufe
Führung und Kontrolle des Projektes
Projektorganisation (I)
Die Projektorganisation ist eine eigenständige Organisation (Schattenorganisation)
Der Projektleiter und das Projektteam sind vollamtlich im Einsatz
Der Projektleiter hat sämtliche Entscheidungs- und Führungskompetenzen
Der Projektleiter trägt die Verantwortung für die fachliche, terminliche und kostenmässige Zielerreichung
Projektorganisation (II)
Projektinstanzen und Gremien
Auftraggeber
Projektausschuss / Steuerungsausschuss
Projektleiter
Projektmitarbeitende
Matrix-Projektorganisation
Verantwortung und Kompetenzen sind zwischen dem Projektleiter und den Linienvorgesetzten aufgeteilt.
Der Projektleiter koordiniert funktionale Tätigkeiten mit Linienvorgesetzten und vermeidet Kompetenzkonflikte.
Die Matrix-Projektorganisation ermöglicht einen zeitlich stark variierenden Einsatz von Projektmitarbeitenden.
Unternehmens-Organisation
Projektleitung in der Matrix-Projektorganisation Projektziele (I)
Projektziele (I)
Präzise Zieldefinition
Detaillierungsgrad stufenweise erhöhen
Bei grossen Vorhaben Teilziele definieren
Budgetplanung berücksichtigen
Terminplanung mit Kunde absprechen und absegnen lassen
Projektziele (II)
Mit dem Ziel wird die Richtung vorgegeben
Die Ziele helfen den Mitarbeitenden ihre Tätigkeiten als Teil eines Ganzen besser zu verstehen
Mit der laufenden Annäherung an die Ziele kann der Fortschritt der Arbeiten verfolgt werden
Ziele fördern die Motivation
à Wie die Ziele erreicht werden, bestimmt der PL!
Prioritäten von Projektzielen
MUSS-Ziele
SOLL-Ziele
KANN-Ziele
NICHT-Ziele
Projektphasen
Voranalyse
Konzeptphase
Realisierungsphase
Einführungsphase
Projektphasen
Projektmeetings
Regelmässige Projektmeetings sind sehr wichtig zum Informationsaustausch
Sie bilden wichtige Fixpunkte in der Projektarbeit
Fragen an die Projektmitarbeitenden:
Woran wird gerade gearbeitet?
Was wurde bis jetzt erreicht? (IST)
Was muss noch erreicht werden? (SOLL)
Was ist als nächstes zu tun? (Bedarf)
Kick-off Meeting (I)
• Ziele:
Vorstellung des Projektes (Bedeutung, Wichtigkeit, Umfang, Termine)
Kennenlernen aller Projektmitarbeitenden
Entwickeln eines Teamgeistes
Kick-off Meeting (II)
• Checkliste
Absichten und Ziele (Auftragssituation, Projektstand)
Projektplanung (Meilensteine)
Aufgabengebiete (Zusammenhänge)
Projektorganisation
Kommunikation
Projekt-Informationen…
erfolgen in der Regel zu knapp und zu spät
sollen regelmässig und frühzeitig abgegeben werden
sollen die bestehende Informationskultur berücksichtigen
sollen systematisiert werden, damit nichts vergessen und verloren geht
Nutzen von Information
Zielorientiert
Zeitersparnis
Übersicht / Transparenz
Aktualität
Wichtigkeit
Vermeiden von Missverständnissen
Informationsmanagement
• Wichtige Punkte für die Projektleitenden:
Für wen ist welche Information wichtig?
Wann und wie muss die Information weitergeleitet werden?
sofort
mündlich
schriftlich (E-Mail, Memo, Brief)
Wo müssen die Unterlagen abgelegt werden?
Interne Information
Arbeitsaufträge
Statusberichte
Pläne, Listen
Berechnungsgrundlagen & Schätzungen
Verträge
Testunterlagen
Reviews
Externe Information
Pflichtenhefte
Protokolle (Meeting-/Abschlussprotokoll)
Meilensteine
Präsentationen
Statusberichte
Beschreibungen / (Anwender)-Handbücher
Reviews
Regeln zum Informationsaustausch
Jede mitarbeitende Person holt sich alle notwendigen Informationen selber (Eigenverantwortung)
Jede mitarbeitende Person gibt alle notwendigen Informationen im Team weiter (Gruppenverantwortung)
Fragen ist Pflicht (Holschuld)
Informationen zurückhalten ist untersagt
Tipps zum Thema Information
Form und Umfang an Empfänger anpassen
Schlecht aufbereitete Informationen verunsichern
Einzelkämpfer und Zurückgezogene speziell gut informieren
Eine offene Informationspolitik verhindert Gerüchte
So viel wie möglich mündlich informieren – UND im Protokoll oder im Projekthandbuch notieren.
Projektkontrolle
Geplante und regelmässige Projektkontrollen durchführen
Projektleitende müssen genügend Zeit für Kontrollen einplanen
Termine und Arbeitszeiten erfassen
Änderungen und Zusatzaufträge untersuchen
Meilensteine und Endtermine dauernd überwachen
Terminabweichungen frühzeitig erkennen und melden
Gesamtprojektleitung GPL (I)
Steuerung, Überwachung und Controlling aller Projekte der BiCT AG und der BiCT Projekte GmbH
Erfahrung und Praxis in der Überwachung von mehreren, gleichzeitig laufenden Projekten
Erfahrung und Praxis im Leiten von GPL-Meetings mit über 70 Teilnehmenden
Führen des GPL-Projektplanes
GPL-Checkliste
•
Information und Kommunikation
>Verständnis zwischen den Abteilungen
>Hauptverantwortung und Stellvertretung
>Projektstatus (was, wer, wann)
PM2/ Vorgaben
Ordnerstruktur / Dok-Bezeichnungen
000_Projekttitel à Dokumente/Ablage/Server/Hängeregister
MS Project
MS Project ist ein Programm, um Projekte zu planen.
Erfassen von Ressourcen :
Name Vorname PL
Kürzel: Vorname Name
Projektauftrag
Projektauftrag (000_projektauftrag.doc) darf nur eine Seite lang sein.
-> Vorlagen: W:\_projekte\__projektmanagement\pm_vorlagen
Business Mailing
- Name: Vorname Name, BiCT AG
- Betreff immer (möglichst ausführlich, dennoch kurz) angeben!
- U.u. auch „Guten Tag Herr/Frau ... „ möglich.
- Formulierung: Direkt. , Gleich am Anfang „zum Punkt kommen“. , Freundlich und „frisch“.
(U.u noch Strasse/Ort/Telefon/Fax/Homepage Link)
